Quanto custa um funcionário para a empresa

Quanto custa um funcionário para a empresa é a primeira conta que fazemos com quem vai contratar, e a resposta curta é: bem mais que o salário da carteira. Na conta da Contabilidade Abreu, um funcionário CLT custa por mês cerca de 1,3 vez o salário para uma empresa do Simples Nacional (Anexos I a III e V), antes dos benefícios. No lucro presumido ou no lucro real, pelo nosso levantamento, o custo fica em cerca de 1,7 vez o salário. Abaixo está o que entra nessa diferença, como fazer a conta com o salário que você tem em mente e um exemplo completo, do jeito que montamos para os clientes aqui no escritório, no Centro de Belo Horizonte.

Quanto um funcionário custa para a empresa?

Um funcionário custa para a empresa o salário mais o FGTS, a reserva para o 13º e as férias, as contribuições ao INSS que cabem ao empregador (quando o regime não as inclui no imposto único) e os benefícios combinados. O peso de cada parte muda conforme o regime tributário, e é por isso que a mesma vaga custa valores diferentes para duas empresas vizinhas.

Regime da empresa	Custo mensal, sem benefícios	Salário de R$ 2.500 vira
Simples Nacional (Anexos I a III e V)	cerca de 1,3 vez o salário	R$ 3.320,55
Lucro presumido ou lucro real	cerca de 1,7 vez o salário	R$ 4.150,68

As contas estão no exemplo mais abaixo. Sobre esses valores ainda entram os benefícios (vale-transporte, alimentação, plano de saúde quando houver) e os custos que não aparecem todo mês, como a rescisão. Na nossa assessoria trabalhista em Belo Horizonte, essa conta é refeita a cada admissão, com a convenção da categoria, antes de a empresa assinar a carteira.

O que entra no custo de um funcionário CLT?

O custo de um funcionário CLT tem quatro blocos: o salário, os depósitos e contribuições sobre ele, as reservas para os direitos que vencem ao longo do ano e os benefícios. Os três primeiros vêm da lei; o quarto depende da lei, da convenção coletiva da categoria e do que você oferece.

1. Salário e adicionais. O valor da carteira, mais hora extra, adicional noturno, insalubridade ou periculosidade quando a função tiver. A hora extra, por exemplo, é paga com pelo menos 50% a mais que a hora normal (Constituição Federal, art. 7º, XVI).
2. FGTS. A empresa deposita todo mês 8% da remuneração na conta do trabalhador (Lei 8.036/1990, art. 15). Esse valor não sai do salário: é custo da empresa, em qualquer regime.
3. Reservas do ano. O 13º equivale a 1/12 da remuneração por mês trabalhado (Lei 4.090/1962, art. 1º), e as férias são pagas com um terço a mais (Constituição, art. 7º, XVII). Na prática, separamos a cada mês 1/12 do salário para o 13º, 1/12 para as férias e mais um terço desse valor, além do FGTS que incide sobre eles. Também reservamos todo mês os 40% sobre o FGTS que a empresa paga se demitir sem justa causa (Lei 8.036/1990, art. 18, § 1º).
4. Contribuições do empregador ao INSS. Fora do Simples, a empresa paga 20% sobre a folha, mais 1%, 2% ou 3% de seguro de acidente do trabalho, conforme o risco da atividade, o chamado RAT (Lei 8.212/1991, art. 22). Somam-se as contribuições a terceiros, como o salário-educação de 2,5% (Lei 9.424/1996, art. 15) e as do Sistema S, do Sebrae e do Incra, cuja soma depende do código da atividade. Na indústria, no comércio e na maior parte dos serviços, os terceiros somam 5,8% da folha (Receita Federal, IN 2.110/2022, Anexo III, códigos FPAS 507 e 515).
5. Benefícios. O vale-transporte é obrigatório quando o funcionário precisa de condução; os demais dependem da convenção coletiva ou da política da empresa.

Como o regime tributário muda a conta?

O regime muda a conta porque decide se a contribuição patronal ao INSS é paga à parte ou já está dentro do imposto da empresa. É a maior diferença entre uma empresa e outra, e o motivo de o custo sair de cerca de 1,3 para cerca de 1,7 vez o salário.

Simples Nacional

No Simples Nacional, a contribuição patronal ao INSS já está incluída no DAS, a guia única do regime, para as atividades dos Anexos I, II, III e V (Lei Complementar 123/2006, art. 13, VI). Por isso a empresa paga por fora só o FGTS e as reservas. A exceção é o Anexo IV, onde estão, por exemplo, construção de imóveis, vigilância, limpeza e serviços advocatícios: ali a empresa recolhe o INSS patronal à parte, como fora do Simples (mesma lei, art. 18, § 5º-C).

Lucro presumido e lucro real

No lucro presumido e no lucro real, a empresa recolhe à parte o INSS patronal de 20%, o RAT e as contribuições a terceiros, além do FGTS e das reservas. Com RAT de 2%, as três somam 27,8% sobre o salário e as reservas, e o custo chega a cerca de 1,7 vez o salário. Para quem está decidindo entre regimes, o tamanho da folha entra na conta: uma empresa de serviços com muitos funcionários pode pagar menos no total ficando no Simples, mesmo com a alíquota do DAS maior.

Como calcular o custo de um funcionário, passo a passo

Para calcular o custo de um funcionário, some ao salário bruto o FGTS, as reservas do 13º e das férias, as contribuições que o seu regime paga à parte e os benefícios. Esta é a ordem que usamos:

1. Defina o salário bruto e os adicionais. Confira o piso da convenção coletiva da categoria em Belo Horizonte antes de fechar o valor: oferecer menos que o piso vira dívida trabalhista.
2. Calcule o FGTS mensal: 8% do salário.
3. Reserve o 13º e as férias: 1/12 do salário para cada um, mais um terço sobre a parte das férias, o FGTS sobre essas reservas e 40% de todo o FGTS do mês para a multa de uma eventual demissão sem justa causa.
4. Some as contribuições do seu regime: no Simples (Anexos I a III e V), nada além disso; no lucro presumido, no lucro real ou no Anexo IV, INSS patronal, RAT e terceiros sobre o salário e as reservas.
5. Acrescente os benefícios pelo que a empresa paga de fato, já tirando o que o funcionário tem descontado.
6. Multiplique por 12 para ver o custo anual e compare com o que a vaga deve trazer de faturamento ou de horas liberadas.

Exemplo: funcionário com salário de R$ 2.500

Num exemplo com salário de R$ 2.500 numa empresa de serviços do Simples Nacional (Anexo III), o custo mensal fica em R$ 3.320,55 antes dos benefícios, 1,33 vez o salário. A conta, com as regras citadas acima:

Item	Valor por mês
Salário	R$ 2.500,00
FGTS (8%)	R$ 200,00
Reserva do 13º (1/12)	R$ 208,33
Reserva das férias (1/12)	R$ 208,33
Um terço das férias	R$ 69,44
FGTS sobre o 13º e as férias	R$ 38,89
Reserva da multa de 40% do FGTS	R$ 95,56
Total no Simples (Anexo III)	R$ 3.320,55

Se a mesma empresa estivesse no lucro presumido, entrariam as contribuições patronais sobre os R$ 2.986,10 de salário, 13º, férias e terço, que é a base do INSS:

Item	Valor por mês
Total do Simples, acima	R$ 3.320,55
INSS patronal (20%)	R$ 597,22
RAT (2%)	R$ 59,72
Terceiros (5,8%)	R$ 173,19
Total no lucro presumido	R$ 4.150,68

São 1,66 vez o salário, os cerca de 1,7 vez da tabela do começo. Se o RAT da atividade for de 1% ou de 3%, o total fica em R$ 4.120,82 ou R$ 4.180,54; se a empresa preferir não reservar a multa do FGTS todo mês, tire R$ 95,56 de cada total.

Agora os benefícios. Se o funcionário usa ônibus para ir e voltar do trabalho, a empresa só pode descontar até 6% do salário básico no vale-transporte e paga o que passar disso (Lei 7.418/1985, art. 4º): no exemplo, o desconto máximo é R$ 150, e o restante da condução do mês é custo da empresa. Some ainda vale-refeição, alimentação ou plano de saúde se a convenção ou a sua política preverem.

Quanto custa um funcionário que ganha salário mínimo?

Um funcionário com salário mínimo custa cerca de R$ 2.153 por mês para uma empresa do Simples Nacional (Anexos I a III e V), antes dos benefícios. O salário mínimo de 2026 é R$ 1.621 (Decreto 12.797/2025); com FGTS, reservas do 13º e das férias, o FGTS sobre elas e a reserva da multa de 40%, a conta dá R$ 2.153,05. No lucro presumido, os 27,8% de INSS patronal, RAT de 2% e terceiros sobre os R$ 1.936,19 de salário e reservas somam mais R$ 538,26, e o mesmo funcionário custa R$ 2.691,31 por mês. Antes de usar o mínimo como referência, confira o piso da categoria: em boa parte das convenções coletivas de Belo Horizonte ele é maior que o salário mínimo nacional.

Vale-transporte, vale-refeição e outros benefícios

O único benefício que a lei exige de toda empresa é o vale-transporte, para o funcionário que precisa de transporte público entre a casa e o trabalho. Os outros vêm da convenção coletiva da categoria, do contrato ou da decisão da empresa.

• Vale-transporte: obrigatório quando o funcionário pede e usa condução. A empresa desconta até 6% do salário básico e banca o resto. Para quem mora em Contagem ou Betim e trabalha no Centro, com duas passagens por trecho, a parte da empresa pesa mais do que o dono costuma imaginar.
• Vale-refeição ou alimentação: não é obrigatório pela CLT, mas muitas convenções coletivas tornam obrigatório para a categoria. Por isso, antes de qualquer conta, lemos a convenção do sindicato da sua atividade.
• Plano de saúde, seguro de vida, auxílio-creche: entram quando a convenção exige ou quando a empresa oferece para atrair e manter gente boa. Têm regras próprias sobre desconto e incidência de encargos, que conferimos caso a caso.

Quais custos ficam fora da conta mensal?

Ficam fora da conta mensal os custos que só aparecem em certos momentos: a rescisão, os afastamentos, a reposição de quem sai e o tempo de treinamento. Não estão na tabela, mas pesam no ano.

• Rescisão sem justa causa. Além das verbas do desligamento, a empresa deposita multa de 40% sobre o FGTS do contrato (Lei 8.036/1990, art. 18, § 1º). A reserva do exemplo já cobre essa multa; o aviso prévio indenizado fica fora dela (CLT, art. 487, § 1º).
• Afastamento por doença. Os primeiros 15 dias de afastamento são pagos pela empresa; só depois o INSS assume (Lei 8.213/1991, art. 60, § 3º).
• Admissão. Exame médico admissional, uniforme, equipamento de proteção e o tempo até a pessoa render o esperado.
• Rotatividade. Cada saída e cada nova contratação repetem a rescisão e a admissão.

O tipo de contrato muda o custo?

Muda pouco: a maior parte dos contratos de emprego carrega os mesmos encargos, e o que muda é a jornada ou o prazo. Alguns pontos fazem diferença:

• Contrato de experiência: é um contrato CLT com prazo de até 90 dias (CLT, art. 445, parágrafo único). Os encargos são os mesmos; o que muda é o desligamento ao fim do prazo, sem aviso prévio. Prazo, prorrogação e o que custa encerrar antes da data estão no nosso texto sobre o contrato de experiência, escrito para a empresa que vai contratar.
• Tempo parcial e intermitente: o custo acompanha as horas contratadas, com FGTS, férias e 13º proporcionais (CLT, arts. 58-A e 452-A).
• Jovem aprendiz: o FGTS do aprendiz é de 2%, e não de 8% (Lei 8.036/1990, art. 15, § 7º). Empresas de certo porte são obrigadas a ter aprendizes, e o custo menor ajuda a cumprir a cota.

Contratar como PJ sai mais barato?

Contratar como PJ sai mais barato no papel, mas só é legal quando não existe relação de emprego. Se a pessoa trabalha com horário, recebe ordens, presta serviço de forma contínua e pessoal e é paga como salário, a lei a considera empregada (CLT, art. 3º), e a empresa pode ser condenada a pagar depois tudo o que deixou de pagar, com FGTS, férias e 13º do período. O PJ faz sentido para serviço especializado, por projeto, com autonomia de verdade. Do outro lado da mesa, a conta de quem recebe a proposta está no nosso texto sobre PJ ou CLT, que mostra como o profissional compara as duas ofertas.

Qual a diferença entre o INSS do funcionário e o INSS patronal?

O INSS do funcionário é descontado do salário dele, e o INSS patronal é pago pela empresa sobre a folha. O desconto do funcionário segue a tabela progressiva do INSS, sai do salário bruto e não aumenta o custo da empresa: ela só retém e repassa. O patronal é custo da empresa, de 20% fora do Simples (Lei 8.212/1991, art. 22), e por isso aparece na conta do lucro presumido e não na do Simples (Anexos I a III e V).

Como otimizar o custo com a mão de obra?

Dá para reduzir o custo de um funcionário escolhendo bem o regime, a jornada e o tipo de contrato, e evitando a conta que vem depois em forma de processo. O que mais funciona entre os nossos clientes:

• Rever o regime tributário com a folha na conta. Para empresa com muitos funcionários, o Simples pode compensar mesmo quando o faturamento sugere outra coisa.
• Contratar a jornada que a vaga precisa. Meio período ou escala bem desenhada custam menos que hora extra fixa todo mês.
• Planejar as férias. Férias vencidas pagas em dobro (CLT, art. 137) são dinheiro perdido por falta de calendário.
• Registrar tudo desde o primeiro dia. Ponto, advertências e acordos por escrito evitam a maior parte das condenações trabalhistas que vemos chegar às pequenas empresas.

Essa é a rotina da nossa assessoria trabalhista em Belo Horizonte, que mostra como cuidamos da admissão, da folha, das férias e dos desligamentos de pequenas e médias empresas, de lojas a clínicas de Belo Horizonte.

Vai contratar e quer saber quanto a vaga vai custar no seu regime? Chame o escritório no WhatsApp com o salário e a função: fazemos a conta completa, com a convenção da categoria, antes de você assinar a carteira.