Como regularizar o CNPJ

Regularizar o CNPJ é colocar a empresa de novo em dia com a Receita Federal: entregar as declarações que ficaram para trás, pagar ou parcelar o que está em aberto e conferir se o cadastro voltou à situação ativa. Quase sempre o problema aparece num momento ruim, como um cliente que recusa a nota, um banco que trava o crédito ou uma certidão que sai positiva na véspera de assinar um contrato. Aqui no escritório, no Centro de Belo Horizonte, recebemos esse tipo de caso com frequência, e a ordem de resolução é quase sempre a mesma.

O que é um CNPJ irregular?

Um CNPJ irregular é o de uma empresa que deixou alguma obrigação sem cumprir: uma declaração que não foi entregue, um imposto que não foi pago ou um dado do cadastro que não confere. Às vezes a irregularidade fica só na situação fiscal: a empresa continua ativa, mas sem certidão negativa. Em outras, a Receita muda a situação cadastral do CNPJ, e o efeito chega a quem compra da empresa.

Por isso a primeira pergunta de quem nos procura é qual dos dois problemas existe. Pendência fiscal se resolve com entrega e pagamento; situação cadastral alterada exige, além disso, pedir que a inscrição volte ao normal.

Quais são as situações cadastrais do CNPJ?

O CNPJ pode estar ativo, suspenso, inapto, baixado ou nulo, e cada situação tem uma causa e uma saída diferentes. A Lei 9.430/1996 define as regras gerais e deixa os detalhes para a Receita Federal:

• Ativa: a empresa está regular no cadastro. Pode haver débito ou declaração pendente mesmo assim, só que sem efeito no cadastro.
• Suspensa: situação intermediária, aplicada nas hipóteses definidas pela Receita (art. 80). A empresa suspensa por pelo menos um ano pode ser declarada inapta (art. 81, VII).
• Inapta: a empresa deixou de apresentar obrigações acessórias por no mínimo 90 dias a contar da omissão, não foi localizada no endereço do cadastro, está com as atividades paradas sem ter comunicado, entre outras hipóteses do art. 81.
• Baixada: a inscrição foi encerrada, a pedido da empresa ou pela própria Receita, que baixa o CNPJ 180 dias depois da declaração de inaptidão (art. 81-A).
• Nula: a inscrição foi declarada nula pela Receita, situação rara, ligada a um vício na própria inscrição.

A consulta é pública e gratuita: o comprovante de inscrição e de situação cadastral mostra a situação e a data em que ela mudou.

Por que o CNPJ fica irregular?

O CNPJ fica irregular, na maioria dos casos que atendemos, por um destes três motivos:

1. Declarações não entregues. É o mais comum. A empresa que fica sem movimento costuma achar que não precisa declarar nada, e precisa: declaração sem movimento também é declaração. Muitas chegam ao escritório depois de anos assim.
2. Impostos em aberto. Guias não pagas viram débito na Receita e, depois de um tempo, podem ser inscritas em dívida ativa da União, cobrada pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN).
3. Cadastro desatualizado. A empresa mudou de sala, de sócio ou de atividade e não atualizou o CNPJ. Se a Receita não encontra a empresa no endereço informado, a inscrição pode ser declarada inapta.

Em Belo Horizonte o cadastro não é só federal: a empresa também tem inscrição na Prefeitura, para o ISS, e, se vende mercadoria, no Estado. Uma mudança de endereço precisa chegar a todos eles, e por isso tratamos o cadastro inteiro de uma vez.

CNPJ inapto: como regularizar?

Para regularizar o CNPJ inapto, resolva primeiro a causa que levou à inaptidão e depois confira se a situação voltou a ativa. O caminho muda conforme o motivo.

Inapto por falta de declarações

Quando a inaptidão vem da omissão de declarações, a regularização exige entregar todas as declarações em falta, não só a mais recente. Na prática, levantamos tudo o que aparece como omisso e preparamos cada declaração com os dados do período, mesmo sem movimento. As multas por entrega em atraso costumam vir junto e entram na conta da regularização.

Inapto por não localização ou atividade parada

Se a Receita não encontrou a empresa no endereço do cadastro, o primeiro passo é atualizar o endereço no órgão de registro, que em Minas Gerais é a JUCEMG para as sociedades empresárias, e daí para o CNPJ. Se a empresa simplesmente parou de funcionar, a pergunta passa a ser outra: vale reativar ou encerrar? Falamos disso mais abaixo.

E se o CNPJ já foi baixado?

Se o CNPJ já foi baixado pela Receita depois da inaptidão, a empresa pode pedir o restabelecimento da inscrição, nas condições que a Receita define (Lei 9.430/1996, art. 81-A, § 3º). A baixa, aliás, não apaga as dívidas: a mesma lei diz que os débitos ainda podem ser lançados e cobrados depois dela.

Como consultar as pendências do CNPJ pela internet?

Dá para consultar e resolver quase tudo pela internet, em quatro lugares:

• Situação cadastral: no comprovante de inscrição, sem login.
• Pendências fiscais: no e-CAC, com o certificado digital da empresa ou a conta gov.br do responsável, na consulta da situação fiscal. É o relatório que lista declarações omissas e débitos.
• Dívida ativa: no Regularize, o portal da PGFN, onde aparecem os débitos já inscritos e as opções de negociação.
• Certidão: na certidão de regularidade fiscal, emitida em conjunto pela Receita e pela PGFN.

Um detalhe atrapalha muita empresa inapta: o e-CNPJ não é emitido para CNPJ suspenso, inapto, baixado ou nulo, segundo o leiaute dos certificados da Receita Federal. Se o certificado venceu no meio do problema, o responsável pela empresa ainda pode entrar no e-CAC com o próprio e-CPF; o texto sobre o certificado digital e-CNPJ explica quem pode acessar os serviços em nome da empresa e como fica a renovação depois que o CNPJ volta a ativo.

Como regularizar o CNPJ, passo a passo

O passo a passo para regularizar o CNPJ que seguimos no escritório tem cinco etapas, nesta ordem:

1. Levantar tudo. Situação cadastral, relatório de situação fiscal, dívida ativa na PGFN e, aqui em Belo Horizonte, a situação na Prefeitura e, quando há inscrição estadual, na Secretaria da Fazenda de Minas Gerais. Sem esse retrato completo, é comum resolver uma pendência e descobrir outra na semana seguinte.
2. Entregar as declarações em falta. Cada uma com os dados reais do período, inclusive as sem movimento.
3. Tratar os débitos. Pagar à vista o que for pequeno, parcelar o restante ou negociar na PGFN o que já está em dívida ativa.
4. Corrigir o cadastro. Endereço, sócios e atividades atualizados no órgão de registro e no CNPJ.
5. Conferir o resultado. Nova consulta à situação cadastral e emissão da certidão. Só consideramos o caso fechado quando a certidão sai.

A ordem importa: parcelar antes de entregar as declarações pode deixar de fora débitos que só aparecem depois da entrega.

O que fazer com as dívidas do CNPJ?

As dívidas do CNPJ se resolvem pagando à vista, parcelando ou negociando, e a escolha depende de onde o débito está. O que ainda está na Receita Federal é parcelado pela própria Receita. O que já foi inscrito em dívida ativa da União vai para a PGFN, que oferece o parcelamento comum e a transação tributária, uma negociação com condições diferenciadas, que podem incluir desconto, entrada menor e prazo maior conforme o perfil da dívida, segundo a PGFN.

Um ponto que muita gente não sabe: com o débito parcelado e as parcelas em dia, a cobrança fica suspensa e a empresa consegue a certidão positiva com efeitos de negativa (gov.br), que vale como a negativa para contratos, bancos e licitações. É ela que costuma destravar a vida da empresa enquanto a dívida é paga.

Se a sua empresa tem débitos acumulados e você quer entender qual saída custa menos, a página de legalização de empresas em Belo Horizonte mostra como cuidamos de parcelamentos, pendências e certidões, do levantamento até a certidão emitida.

Quanto tempo leva para regularizar o CNPJ?

Pelo nosso levantamento aqui no escritório, regularizar um CNPJ com declarações atrasadas e débitos para parcelar leva de 2 a 4 semanas, do levantamento das pendências até a certidão positiva com efeitos de negativa. Quando o problema é só a inaptidão por falta de declarações, o CNPJ volta a ativo de 1 a 5 dias úteis depois que as declarações em atraso são entregues e as multas pagas, na maioria das vezes logo no dia seguinte.

O que alonga o prazo é o volume: muitos anos sem declarar, documentos do período que ninguém guardou ou débitos já em dívida ativa, que dependem da negociação na PGFN.

Quanto custa regularizar um CNPJ?

O custo de regularizar um CNPJ é a soma de três partes: os impostos em aberto, as multas e os juros do atraso, e o trabalho do contador. Consultar a situação e emitir a certidão são gratuitos; o que pesa são os débitos e as multas, que variam caso a caso. Por isso só passamos um valor depois do levantamento, já sabendo quanto a empresa deve e quanto dá para parcelar.

O que acontece se o CNPJ continuar irregular?

Se o CNPJ continuar irregular, a empresa vai perdendo, aos poucos, a capacidade de operar:

• Notas fiscais sem efeito para o cliente. O documento emitido por empresa com CNPJ inapto não produz efeitos tributários a favor de quem comprou, salvo quando o comprador prova o pagamento e o recebimento (Lei 9.430/1996, art. 82).
• Sem certidão negativa. Sem ela ficam difíceis o financiamento, os contratos com empresas maiores e as licitações.
• Dívida crescendo. Multas e juros continuam correndo, e a baixa automática depois de 180 dias de inaptidão não extingue os débitos.

Vale regularizar ou é melhor encerrar a empresa?

Vale regularizar quando a empresa vai continuar funcionando ou deve voltar a faturar; quando ela parou de vez, muitas vezes compensa encerrar. Mesmo para encerrar, as pendências precisam ser tratadas, porque a baixa não faz a dívida sumir. Quando a decisão é fechar, a página de baixa de empresa em Belo Horizonte explica como encerramos a empresa nos órgãos e o que fazemos com os débitos que restam.

Como evitar que o CNPJ fique irregular de novo?

Para o CNPJ não voltar a ficar irregular, a empresa precisa de alguém acompanhando o calendário de declarações todo mês, inclusive nos meses sem faturamento. Três hábitos resolvem a maior parte dos casos:

• entregar as declarações mesmo sem movimento;
• emitir a certidão de regularidade de tempos em tempos, e não só quando um contrato pede;
• atualizar o cadastro em todos os órgãos sempre que mudar endereço, sócio ou atividade.

Perguntas frequentes sobre regularizar o CNPJ

Como saber se o meu CNPJ está irregular?

Comece pelo comprovante de situação cadastral, que é público, e tente emitir a certidão de regularidade fiscal. Se a situação é ativa e a certidão sai, a empresa está em dia no plano federal. Se a certidão não sai, o relatório de situação fiscal do e-CAC mostra o motivo.

Posso emitir nota fiscal com o CNPJ inapto?

Não é recomendável: a nota de empresa inapta não produz efeitos tributários a favor do cliente. O mais seguro é regularizar antes de voltar a faturar.

Regularizar o CNPJ resolve também a situação na Prefeitura?

Não necessariamente. As inscrições na Prefeitura de Belo Horizonte e no Estado são cadastros próprios, com débitos e declarações próprios. Por isso o nosso levantamento inclui os três níveis.

Se o seu CNPJ está inapto, com pendências ou com dívidas, chame o escritório no WhatsApp e mande o número do CNPJ: fazemos o levantamento da situação e dizemos o que precisa ser resolvido, em que ordem e quanto custa.